Како избећи да постанете чудовиште путем е-поште

Прешли смо дуг пут откако је е-пошта први пут изумљена.

У ствари, да ли сте знали дапрви мејлје послат 1971? Тачно, е-пошту користимо већ скоро 50 година! Па, помислили бисте да смо стари професионалциписање ефикасних мејловадо сада, зар не? Погрешно!

Лоша етикета е-поште може ескалирати

Према апрегледСендмаил-ом 2013. године, 64 посто испитаника открило је да су послали или добили е-пошту на послу која је ненамерно проузроковалабесили озлојеђеност.

Сад, кад сам први пут прочитао ту статистику, био сам мало шокиран. Али моје изненађење је убрзо исцрпело. И, размисливши неко време, схватио сам да то заправо има савршеног смисла. Током година примио сам безброј електронских порука, од е-поште до текста до тренутних порука, од људи (а вероватно их је и послао, нажалост) који су ме збунили или које сам на неки начин погрешно протумачио.

Једноставна шала или саркастична примедба послана електронским путем, за коју сам мислио да ће сигурно обрадовати примаоца, а највероватније да би је учинила да је достављена лично, људе је збунила или повредила, а мене црвенила.

Чудовиште подиже своју ружну главу

Један од најгорих примера лоше етикете е-поште којег се сећам био је између две бивше колеге. Назовимо их Џорџија и Бернард.

Бернард је Џорџији послао неке повратне информације о извештају који је написала (до сада, тако добро, јер је то био Бернардов посао). Била је прилично опсежна, што опет није било ненормално. Међутим, његов језик је био нешто директнији него што је требало. У ствари, цела порука била је листа изузетно критичних коментара. Неке од њих биле су непотребне и безобразне или су изгледале изразито лично. За крај, Бернард није успео да се одјави са „хвала“, нити је рекао „молим“. Уместо тога, једноставно је завршио са: „Када могу да очекујем повратак ових накнада?“

Неки од вас можда размишљају: „Па, шта није у реду са тим? На крају је радио само свој посао. “

Али, то је погодило живац са Џорџијом, чије је унутрашње чудовиште е-поште подигло своју ружну главу. Дакле, брзо је откуцала безобразан одговор и послала га Бернарду.

Ствар је ескалирала и позван је менаџер тима да ублажи ситуацију. Ситуација која је на крају била разнесена у свим размерама. Све због начина писања е-маила.

Додавање „људског додира“ е-пошти

Дакле, шта је са е-поштом, и заиста са свим облицима дигиталне комуникације, што оставља толико простора за погрешно тумачење?

Па, прво и најважније је потпуни недостатак „људског додира“.

Електронска порука не може да вам се насмеши или намигне кад говори шалу. Има потпуни недостатак емпатије. И, иако постоји читав низ чудних и откачених емотикона за изражавање говора тела, они нису добро прилагођени професионалном или корпоративном окружењу.

Може бити тешко „дати прави тон“ у е-поруци. Нарочито ако шаљете поруку новом стартеру или некоме кога не познајете.

У исто време, тон треба прилагодити према особи којој шаљете е-пошту. На пример, не бисте додали пољубац на дну поруке послате шефу, али можда бисте то учинили када га пошаљете пријатељу или члану породице. За неке од нас прилагођавање стила писања може бити посебно тешко.

Па, шта је решење?

У ствари, овај проблем је постао толико забрињавајући да сада постоје апликације које могу помоћи људима да прилагоде стил писања е-поште тако да одговара личности примаоца. Једна таква апликација - објављена 2015. године јеКристал, који функционише тако што користи мрежне податке ваших контаката како би вам помогао да обликујете комуникације у складу са њиховим жељама и несвиђањима.

Ово би можда звучало помало орвеловски, а да не помињемо контра-интуитивно (коришћење рачунарског програма за додавање „људског додира“ е-пошти?), Али апликација ради само оно што нека апликација жели - попунити празнину у тржиште и реши уобичајени проблем.

Дакле, осим добијања апликације која ће нам писати е-пошту, шта можемо учинити да људи примају и читају наше поруке на начин на који смо то и намеравали? Неке корисне савете можете добити у нашој новој инфографији,Како написати ефикасну е-пошту.

А ако имате било какве анегдоте е-поште о чудовиштима са е-поште са којима сте се сусретали или савететижелите да делите, учините то у одељку за коментаре испод.